FONCTIONNALITES GED

Base de données et interface, une utilisation facile ?

La base de donnée centralise toutes les informations, l'indexation, les droits, les documents archivés...
pas de limites d'utilisateurs, ni d'espace (jusqu'à la capacité du disque de travail du serveur).
L'interface de DMGed rend visible, pour chaque utilisateur habilité, les informations qu'il est autorisé
à consulter ou archiver.

Comment accéder aux fonctionnalités de DMGed ?

Les onglets fonctions permettent d’accéder aux principales fonctionnalités de DMGed:
• Navigation : La navigation dans les dossiers des documents archivés
• Courrier : La consultation des courriers électroniques de votre messagerie et archiver les mails
• Recherche : La recherche de documents archivés
• Préférences: Les préférences utilisateur (mot de passe, messagerie)

Navigation dans DMGed

Si l'utilisateur possède des droits d'accès, il peut accéder à l'arborescence des fichiers et dossiers archivés, pour une consultation ou un téléchargement. L'affichage du document sélectionné se fera d'un clic en ouvrant l'application associée pdf, doc, txt, images ...
Vous pouvez consulter dans la zone information les propriétés du document, les notes associées, son historique et un aperçu du document sous forme d’imagettes (une image par page) :
les imagettes s'affichent en mode aperçu pour présenter le ou les documents, les photos contenus dans le fichier

- Notes :
Une note pourra être attribuée à chaque dossier ou document archivé pour apporter des informations complémentaires, comme des mots clés, un compte rendu d'avancement de dossier, un message pour un autre utilisateur qui pourrait travailler sur le même dossier ... ces notes seront indexées automatiquement, de la même façon que tous les autres fichiers.

- Historique :
Pour chaque fichier archivé, un historique est créé : Version - Taille - Auteur - Date - Action

Comment peut-on Rechercher les documents dans DMGed ?

DMGed vous propose une recherche intégrale plein texte à l’intérieur de vos documents (tout le contenu) Microsoft Office, Libre Office, Courriels et PDF (hors images),
En plein texte pour trouver un document à partir d’un ou plusieurs critères qui sont cumulatifs et que vous pouvez associer pour rendre vos recherches encore plus précises et rapides.

Les critères possibles de recherche sont :
• La date de modification du document,
• La version : (liste fournie)
• L’auteur : ayant ajouté le document (liste fournie)
• Le type de document (liste fournie)
• Le nom du document,
• La note : recherche du texte dans la note,
• Les mots dans le document : recherche des mots dans le corps du document.

Lors de l’archivage du document le contenu du document est indexé pour permettre une recherche plein texte.